المؤتمر والمعرض الدولي للثقافة الرياضية

الاتحاد السعودي للثقافة الرياضية جهة تعمل على نشر الوعي والثقافة الرياضية في المجتمع، وربط الرياضة بالقيم المجتمعية وجودة الحياة والتنمية المستدامة، من خلال المبادرات والبرامج والفعاليات الرياضية والثقافية.

وكان من أهم المشاريع التي عملنا عليها المؤتمر والمعرض الدولي للثقافة الرياضية – النسخة الأولى، وهو مؤتمر جمع مختصين وخبراء وجهات من مجالات مختلفة حول موضوع الثقافة الرياضية ومستقبلها، ضمن برنامج امتد لثلاثة أيام وتضمن جلسات حوارية وورشًا ودورات ومعرضًا وجوائز للبحوث العلمية.

لما بدأنا العمل على المؤتمر، كان واضح إن حجم الفعالية أكبر من مجرد حدث يقام لثلاثة أيام.

كان في مؤتمر، معرض، متحدثين، جلسات، ورش ودورات، أبحاث علمية، جهات مشاركة، ورعاة، وكل جزء من هالمكونات لازم يكون حاضر بطريقة واضحة للناس قبل ما يبدأ الحدث.

والتحدي كان كيف نخلي الشخص يعرف عن المؤتمر، يفهم فكرته ومحاوره، يشوف البرنامج والمتحدثين، ويسجل بالفعالية بسهولة، وبنفس الوقت نبني حضور رقمي مستمر للحدث بدل ما يبدأ الاهتمام فيه يوم الافتتاح وينتهي بانتهاء المؤتمر.

هون كانت الفرصة إننا نتعامل مع المؤتمر كـ تجربة رقمية كاملة، مو مجرد فعالية تحتاج بعض المنشورات قبل موعدها.

قبل ما نبدأ، كان لازم نفهم رحلة الشخص اللي ممكن يهتم بالمؤتمر.

في شخص ممكن يكون باحث وبدّه يعرف شروط تقديم البحث، وشخص مختص بالمجال الرياضي مهتم بالجلسات والمتحدثين، وشخص بده يحضر ورشة أو دورة، وشخص آخر مهتم بالمعرض أو بالجهات المشاركة.

وفوق كل هاد، كان في برنامج كامل يمتد على عدة أيام، مع جلسات ومحاور مختلفة مثل الرياضة والهوية الوطنية، السياحة والترفيه الرياضي، جودة الحياة، التكنولوجيا والذكاء الاصطناعي، والرياضات الإلكترونية.

فكان لازم كل هالمعلومات توصل للناس بطريقة مرتبة، ويكون في حضور رقمي يواكب المؤتمر من لحظة الإعلان عنه وحتى انتهاء الفعالية.

اشتغلنا على المشروع من أكثر من جانب، بحيث يكون للمؤتمر حضور واضح قبل الحدث، وتغطية مستمرة خلاله، واستمرار للحضور بعد انتهائه.

الموقع الإلكتروني

عملنا على تطوير الموقع الخاص بالمؤتمر والاتحاد، ليكون المرجع الأساسي لكل المعلومات المتعلقة بالفعالية. جمعنا فيه فكرة المؤتمر، أهدافه، محاوره، البرنامج الزمني، الورش والدورات، شروط المشاركة، مواعيد التسجيل، والجهات المشاركة، بحيث يقدر الزائر يوصل للمعلومة اللي يحتاجها من مكان واحد.

بناء الحضور قبل المؤتمر

قبل موعد المؤتمر، اشتغلنا على تقديم الفعالية للجمهور بشكل تدريجي، والتعريف بفكرتها ومحاورها والبرامج المرتبطة فيها، حتى يكون في اهتمام ووعي بالحدث قبل انطلاقه، بدل ما تكون أول مرة يسمع فيها الجمهور عن المؤتمر عند بداية الفعالية.

إدارة المحتوى والتغطية

خلال فترة التحضير، كان المحتوى جزء أساسي من المشروع. اشتغلنا على نشر المعلومات الخاصة بالمؤتمر والفعاليات المرتبطة فيه بشكل مستمر، مع المحافظة على حضور رقمي يواكب تطورات الحدث.

ومع بداية المؤتمر، انتقل التركيز من التعريف بالفعالية إلى التغطية الفعلية لما يحدث خلالها؛ من الجلسات والمتحدثين إلى الورش والفعاليات والتكريمات والمعرض.

التغطية أثناء الحدث

المؤتمر تضمن برنامجًا غنيًا على مدار ثلاثة أيام، من الافتتاح وتكريم الرعاة والفائزين وافتتاح المعرض، إلى الجلسات الحوارية والورش والدورات والنقاشات والتوصيات الختامية.

وكان الهدف من التغطية إن الشخص اللي موجود بالمؤتمر يلاقي محتوى يوثق الحدث، والشخص اللي ما قدر يحضر يقدر يتابع أبرز ما يحدث أولًا بأول.

استمرار الحضور بعد المؤتمر

ما انتهى الشغل بانتهاء أيام المؤتمر. لأن الفعالية تركت وراءها محتوى وأبحاثًا وجلسات وتجارب وشراكات، كان مهم إن الحضور الرقمي يستمر ويعكس قيمة الحدث وما قدمه في مجال الثقافة الرياضية.

النتيجة كانت بناء حضور رقمي متكامل لمؤتمر كبير، يبدأ قبل الحدث بالتعريف والتوعية، ويمتد خلاله بالتغطية والمتابعة، ويستمر بعده بتوثيق ما تم تقديمه.

صار الموقع نقطة تجمع لكل تفاصيل المؤتمر، من الفكرة والمحاور إلى التسجيل والبرنامج والمتحدثين والورش والأبحاث، بينما ساعد المحتوى والتغطية الرقمية على إبقاء المؤتمر حاضرًا أمام الجمهور قبل وأثناء وبعد انعقاده.

وبالنسبة إلنا، القيمة الحقيقية بالمشروع ما كانت فقط في تنفيذ موقع أو نشر محتوى، وإنما في تحويل فعالية تمتد لثلاثة أيام إلى تجربة رقمية تبدأ قبل الحدث وتستمر بعد انتهائه.

من مؤتمر يُقام لثلاثة أيام، إلى حضور رقمي يستمر قبل الحدث وأثناءه وبعده.